Toptan Promosyon Şapka Teklifleri Neden Birbirini Tutmaz? Karşılaştırma Rehberi

Toptan promosyon şapka için üç ayrı firmadan teklif aldığınızda aradaki farkın yüzde yirmide kalması nadirdir. Çoğu zaman en düşük fiyatla en yüksek fiyat arasında neredeyse iki kat fark çıkar. Satın alma tarafında çalışan biri için bu tablo kafa karıştırıcıdır, çünkü üç teklifte de hemen hemen aynı cümle yazar: “Logolu şapka, 500 adet.”

Fiyat farkının büyük kısmı o cümlenin içinde kaybolan ayrıntılardan gelir. Kumaşın cinsi, ön panelin içine konan tela, nakışın kaç dikişten oluştuğu, şapkaların nasıl paketlendiği, fiyata KDV’nin dahil olup olmadığı. Teklif hazırlarken bu kalemlerin her birine ayrı ayrı bakıyoruz. Müşterinin elindeki diğer teklifte hangisinin eksik kaldığını ise genellikle sorarak öğreniyoruz.

Teklifleri aynı terazide tartmak için kontrol ettiğimiz noktalar şunlar.

Teklif fiyatı neden bu kadar değişiyor?

Şapka, tek parça kumaştan kesilip dikilen bir ürün değil. Altı panel, bir siper, ter bandı, arka kapama, tepe düğmesi ve çoğu modelde bir de tela var. Her parçanın daha ucuz ve daha pahalı bir seçeneği mevcut. Promosyon şapka imalatı yapan bir atölye fiyat verirken bu parçalardan hangisini varsaydığını yazmıyorsa, teklif aslında yarım kalmış demektir.

Üretim yapısı da fiyata yansır. Toptan şapka üreticileri arasında kendi makine parkı olan bir imalatçıyla, siparişi alıp başka bir atölyeye yaptıran firmanın maliyet kalemleri aynı değildir. Aracı firma kötü iş çıkarır diye bir kural yok, ama numune revizyonu ya da renk düzeltmesi gerektiğinde iletişim bir halka daha uzar. Bu ayrımı doğru şapka üreticisi seçimi yazımızda ayrıca ele aldık.

Aynı renk, farklı kumaş

Tekliflerde en çok geçiştirilen kalem kumaştır. “Pamuklu” yazan bir teklifle “%100 pamuk gabardin, 260 gr” yazan teklif aynı şeyi anlatmıyor olabilir. Polyester karışımlı kumaşlar daha ucuzdur ve rengi canlı tutar, ama elde biraz sert ve parlak durur. Pamuklu gabardin daha mat ve yumuşaktır, birkaç yıkamadan sonra hafif bir solma gösterebilir.

Fuarda dağıtılacak bir şapka için polyester karışım gayet mantıklı bir tercih. Personelin her gün takacağı şapkada ise pamuklu kumaşa verilen fark kısa sürede kendini amorti eder. Kumaş ve gramaj seçenekleri için Atalar Tekstil’in şapka kumaşı yazısı iyi bir başlangıç.

Teklif isterken kumaşın cinsini, gramajını ve mümkünse kartelanın bir fotoğrafını isteyin. Kartela göstermekte zorlanan firma, büyük ihtimalle kumaşı siparişi aldıktan sonra arayacaktır. Toptan promosyon şapka siparişlerinde kumaş genellikle birim fiyatın en büyük kalemi olduğu için, burada yapılan küçük bir değişiklik bile toplam tutarı belirgin biçimde oynatır.

Logo uygulamasında belirleyici olan dikiş sayısı

Nakışlı şapkada fiyatı en çok oynatan kalem logodur. Burada belirleyici olan logonun genişliği değil, kaç dikişten oluştuğudur. Ön panelde 8 cm genişliğinde ince bir yazı 3.000-4.000 dikişte biterken, aynı genişlikte tamamen dolgulu bir amblem 10.000 dikişi rahatlıkla geçer. Makine başında geçen süre neredeyse üç katına çıkar.

Teklifleri kıyaslarken şu soruların cevabı her firmada aynı olmalı:

• Logo hangi ölçüde işlenecek, santim olarak yazılı mı?
• Kaç iplik rengi kullanılacak?
• Düz nakış mı, kabartma (3D) nakış mı?
• Yan ya da arka tarafta ikinci bir logo var mı, fiyata dahil mi?

Bazı teklifler logoyu “standart ölçü” diye geçiştirir. Standart ölçünün ne olduğunu sorduğunuzda 5 cm diyen de çıkar, 9 cm diyen de. Nakış seçeneklerini görmek isterseniz nakışlı şapka rehberimizde örnekler var.

Baskıda da benzer bir durum söz konusu. DTF transfer, süblimasyon ve serigrafinin maliyet yapıları birbirinden farklıdır. Üç teklifte üç ayrı yöntem önerilmişse fiyatları doğrudan yan yana koymak pek bir şey söylemez.

Tela, ter bandı ve kapama gibi görünmeyen kalemler

Şapkanın ön tarafını dik tutan tela, ucuz üretimde ilk kısılan malzemedir. Telasız ya da çok ince telalı bir şapka rafta fark edilmez. Ama logonun işlendiği ön panel birkaç kullanımdan sonra çöker, nakış da onunla birlikte buruşur.

Arka kapamada da tablo benzer. Plastik çıtçıt, cırt bant, metal toka ve kumaş kemer arasında ciddi maliyet farkı var. Metal tokalı bir şapkayla plastik çıtçıtlı bir şapkayı aynı fiyattan kıyaslamak, iki farklı ürünü kıyaslamak anlamına gelir.

Ter bandı ve iç etiket için de bilgi isteyin. Markalı bir iç etiket ya da baskılı ter bandı küçük ayrıntı gibi görünür, ama kurumsal hediyelerde şapkanın algılanan değerini belirgin biçimde yükseltir. İç etiket seçeneklerini ayrı bir yazıda anlattık.

Paketleme, KDV ve teslim şartları

Bir firma şapkaları tekli poşette, koli içinde renk renk ayırarak teslim eder. Diğeri hepsini dökme olarak aynı koliye doldurur. Farkı dağıtım günü anlarsınız; etkinlik sabahı yüzlerce şapkayı tek tek ayıklamak kimsenin isteyeceği bir iş değil. Toptan promosyon şapka siparişi birden fazla şubeye ya da bayiye gidecekse, kolilerin baştan şube bazında hazırlanmasını istemek de mümkün. Bunu teklif aşamasında söylerseniz fiyatın içine dahil edilir, sonradan söylerseniz ek iş olarak çıkar.

Fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğu, kargonun kime ait olduğu ve numune ücretinin siparişten düşülüp düşülmediği teklifte yazılı olmalı. Tekstilde artı eksi yüzde üç civarında bir adet toleransı yaygındır. 500 adetlik siparişte 488 adet teslim edilirse bunun nasıl faturalanacağını baştan konuşmak, sonradan tatsızlık yaşanmasını önler.

Teklifleri yan yana koymak için basit bir tablo

Elinizdeki teklifleri aşağıdaki gibi bir tabloya dökmek, eksikleri bir bakışta görmenizi sağlar.

Tabloda boş kalan her hücre, o firmaya sorulacak bir soru demek. Cevaplar geldiğinde fiyat farklarının büyük bölümü kendiliğinden açıklanır.

Numune, teklifin sağlamasıdır

Kâğıt üzerinde birbirine benzeyen iki teklifi ayırmanın en kısa yolu numune istemek. Birçok atölye numuneyi ücretli hazırlar ve sipariş gelirse bu ücreti toplamdan düşer. Bir iki gün kaybettirse de numune, teklifte yazan kumaşın, telanın ve nakışın gerçekten o kalitede olup olmadığını gösterir.

Numune elinize geldiğinde şapkayı ışığa tutun, ön paneli parmağınızla bastırıp bırakın, iç tarafa bakın. Tela geri yayılıyorsa, dikişler düz ve sıkıysa, nakışın arkasında taşan iplik yoksa promosyon şapka imalatı tarafında işini bilen bir atölyeyle konuştuğunuzu anlarsınız. Toptan promosyon şapka siparişlerinde seri üretim, onaylanan numunenin birebir kopyası olmalı; numune ile teslim edilen ürün arasındaki fark, bir sonraki siparişte o firmayla çalışıp çalışmayacağınızı belirler.

Toptan promosyon şapkada adet ve birim fiyat

Adet arttıkça birim fiyatın düştüğünü herkes bilir. Daha az bilinen taraf, bu düşüşün düz bir çizgi izlememesi. Nakış makinesinin kurulumu, logonun dijitalleştirilmesi (punch) ve kesim hazırlığı gibi sabit maliyetler küçük siparişte birim fiyata çok daha fazla yansır. 100 adetten 300 adede çıktığınızda düşüş hissedilir. 1.000 adetten 1.200 adede çıktığınızda ise fark küçüktür.

Renk dağılımı da hesabı değiştirir. 500 adetlik bir toptan promosyon şapka siparişini beş renge bölmek, her renk için ayrı kumaş kesimi ve iplik değişimi demektir. Renk sayısını azaltmak, logoyu küçültmekten çoğu zaman daha fazla tasarruf sağlar.

Ucuz teklif ne zaman doğru seçim?

Her seferinde pahalı teklifi seçmek de çözüm değil. Tek günlük bir etkinlik, bir koşu ya da açık hava konseri için dağıtılacak şapkalarda polyester kumaş, ince tela ve tek renk baskı yeterli olur. Bu tür işlerde promosyon şapka üretimi hızlı ilerler, çünkü kumaş genellikle stoktadır ve logo uygulaması tek adımda biter. Önemli olan, düşük fiyatın neyden vazgeçilerek elde edildiğini bilmek.

Sorun, bu tercih farkında olmadan yapıldığında çıkıyor. Bayilere hediye edilecek bir şapka için fuar şapkası fiyatı ödenirse, şapka birkaç ay sonra bir çekmecede unutulur. Oysa toptan promosyon şapka siparişinden beklenen şey, markanın uzun süre kullanılan bir üründe görünmeye devam etmesi.

Teklif istemeden önce hazırlamanız gerekenler

Promosyon şapka üretimi için teklif isterken ne kadar net bilgi verirseniz o kadar karşılaştırılabilir cevap alırsınız. Atölyeye şunları göndermeniz yeterli:

• Logonun vektörel dosyası (AI, EPS, PDF ya da SVG)
• İstediğiniz şapka modeli ya da beğendiğiniz bir örneğin fotoğrafı
• Renk ve adet dağılımı
• Şapkanın nerede kullanılacağı: fuar, personel, hediye ya da satış
• Teslim almanız gereken tarih

Aynı bilgiyi aynı biçimde üç firmaya gönderdiğinizde tekliflerin birbirine yaklaştığını görürsünüz. Promosyon şapka üretimi yapan firmalardan biri hâlâ çok farklı bir rakam veriyorsa, ona ne soracağınız da artık bellidir.

Promosyon şapka imalatı tarafında sürecin geri kalanını merak ediyorsanız şapka siparişi nasıl verilir yazımız adım adım anlatıyor. İstanbul Şapka, 1995’ten bu yana kendi atölyelerinde üretim yapan toptan şapka üreticileri arasında yer alıyor. Elinizdeki bilgilerle kalem kalem açıklanmış bir teklif isterseniz iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.